Kako ustvariti delovne profile za iskanje dragocenih zaposlenih?

Pred vsakim managerjem ali kadrovskim managerjem prej ali slej postane vprašanje zapolnitve prostega delovnega mesta. Izbira dobrega strokovnjaka ni lahka naloga. V ta namen menedžerji pogosto sestavijo profile delovnih mest, ki vam pomagajo pri usmerjanju zahtev za prijavitelja.

Opredelitev pojma

Profili zaposlitve so niz poklicnih in osebnih kompetenc, ki jih mora izpolnjevati kandidat za delovno mesto. Trenutno ni formaliziranega opisa lastnosti, ki bi jih moral imeti predstavnik določene stroke, zato menedžerji te dokumente pripravijo neodvisno.

Lahko rečemo, da je profil položaja nekakšen standard, po katerem mora delavec izpolnjevati svoje naloge. Opis naj bo podroben, in kar je najpomembneje - realističen. V dokumentu naj bodo prikazane naslednje glavne postavke:

• kraj in pomen položaja v organizacijski strukturi posameznega podjetja;
• funkcionalne odgovornosti, ki jih mora opravljati zaposleni, sprejet na to delovno mesto;
• profil, ki navaja osnovne kompetence, ki bi jih moral imeti kandidat za delovno mesto;
• osebne lastnosti, ki so potrebne za opravljanje določenih nalog;
• minimalni seznam zahtev, ki jih organizacija postavlja svojim zaposlenim.

Tako lahko rečemo, da so profili zaposlitve skupek lastnosti, ki jih mora zaposleni izpolnjevati. To je poseben standard, ki opisuje odgovornosti, pa tudi kvalifikacije in osebne parametre prosilca.

Zakaj potrebujem profile delovnih mest

Kadrovski menedžerji se redno srečujejo z vprašanjem zapiranja prostega delovnega mesta. Če niste izčrpali svojega delovnega mesta, ne bi smeli nadaljevati z neposrednim izborom zaposlenih. Ta dokument je namig, ki se uporablja v naslednjih primerih:

• izbor kandidatov za zapolnitev prostih delovnih mest;
• za certificiranje že delujočega osebja, da se razkrije stopnja izpolnjevanja zasedenega delovnega mesta (to velja tudi za zaposlene, ki so prestali preizkusno dobo);
• da se pripravijo načrti za usposabljanje osebja in izpopolnjevanje;
• če morate ustvariti rezervo osebja za prihodnost;
• da bi načrtovali karierno rast in nadaljnje napredovanje zaposlenih na vodilne položaje v organizaciji.

Pogosto je profil dela kandidata za delovno mesto zamenjan z opisom delovnega mesta. Temeljna razlika med obema dokumentoma je, da je drugi sestavljen na podlagi zakonskih zahtev. Opis delovnih mest je splošen dokument, ki je pripravljen za poklic kot celoto in ne za določenega zaposlenega v določeni organizaciji. Opredeli glavne odgovornosti in delovne pogoje. Profil zaposlitve je dokument lokalne narave, ki nima jasnih zahtev glede vsebine in strukture. Vodja osebja (ali drugi zaposleni v osebju) ga pripravi na podlagi lastnih izkušenj ali splošne prakse organizacije.

Poklicne kompetence

Vsako delovno mesto zahteva, da ima zaposleni določene kompetence. Gre za kvalifikacijske značilnosti, ki so potrebne za izvedbo določenih del. Torej profil kompetenc delovnega mesta običajno vključuje naslednje postavke:

• strateško razmišljanje (vključuje sposobnost oblikovanja dolgoročnih načrtov ob upoštevanju možnih tveganj in alternativnih možnosti);
• vpliv na druge (sposobnost zagovarjanja svojega stališča in prepričanje drugih v njegovo pravilnost);
• veščine reševanja problemov (sposobnost ustreznega odzivanja na nestandardne situacije in težave ter hitro iskanje poti iz njih);
• iskanje informacij (izbira in filtriranje podatkov, možnost iskanja in uporabe ustreznih virov);
• sposobnost dela s strankami in nasprotnimi strankami (ob upoštevanju interesov, razumevanje psihologije, zadovoljevanje želja in potreb);
• fleksibilnost (hiter odziv in odločanje v skladu s spreminjajočo se situacijo);
• osredotočenost na kakovost (znanje in izpolnjevanje vseh zahtev in standardov ter želja po nenehnem izboljševanju).

Seznam pristojnosti se lahko razširi ali zoži glede na zadevni položaj. Poklicni profil delovnega mesta ne vsebuje samo zahtev, temveč tudi stopnjo njihove resnosti (osnovna, visoka, največja). Ta kazalnik je mogoče določiti z intervjujem ali s posebnimi psihološkimi testi.

Kako je sestavljeno

Sestava profila delovnega mesta je precej naporen postopek. Njegova nujnost je posledica dejstva, da ta dokument omogoča določitev parametrov, ki bi jih moral imeti vreden zaposleni. Ko so pravilno oblikovali profil, kadrovsko osebje močno olajša postopek iskanja in izbire novih zaposlenih. Pri sestavljanju dokumenta je vredno upoštevati številna priporočila in pravila:

• Naslov objave mora biti jedrnat in jasno odražati njegovo bistvo. Prav tako je vredno napisati kratek opis, ki bo vseboval seznam glavnih odgovornosti zaposlenega. Lahko je predstavljen kot seznam nalog. To bo osnova profila delovnega mesta.
• Seznam osnovnih informacij o delovnem mestu mora vsebovati ne le vrstni red dela, temveč tudi višino plače, ki bo ena ključnih točk v razgovoru. Prav tako je vredno opisati hierarhijo podrejenosti, pa tudi približen seznam oseb, s katerimi bo moral novi zaposleni sodelovati.
• Za opravljanje delovnih nalog je potreben niz posebnih kompetenc. Ta seznam ne sme biti preveč obsežen (ne več kot 10 točk). Sestavi ga lahko na podlagi osebnih izkušenj, teoretičnih raziskav, opazovanj zaposlenih, pa tudi sociološke raziskave. Kompetence lahko razdelite na več skupin (na primer posebne in korporativne).

Profil mora biti hkrati jedrnat in zgoščen. Tako boste lahko dobili celovite informacije, ne da bi porabili preveč časa za njihovo obdelavo.

Glavne faze ustvarjanja

Razvoj delovnega profila vključuje več zaporednih faz:

• Na prvi stopnji priprave dokumenta je treba natančno preučiti opise delovnih mest in vse informacije o specifičnosti podjetja. Lahko opravite intervjuje z zaposlenimi ali sociološko raziskavo z uporabo standardiziranih obrazcev.
• Nato se določi krog oseb, ki bodo neposredno vključene v delo. S tem vprašanjem se pogosteje ukvarjajo kadrovski strokovnjaki. Pomembno pa je tudi vključiti upravljavce drugih služb, za katere so sestavljeni profili. Delo se lahko izvede skupaj ali ločeno z naknadno vključitvijo rezultatov v končni delovni dokument.
• Tretja faza vključuje preučevanje organizacijske strukture podjetja, da se ugotovi mesto položaja v njem. Določiti je treba podrejene, pa tudi neposredne nadrejene, katerim bo novi zaposleni vodil poročilo.
• Sledi podroben opis funkcionalnih odgovornosti, ki ustrezajo določenemu položaju. Osnova niso samo pravni akti, temveč tudi osebne izkušnje v posameznem podjetju.
• Na peti stopnji mora vodja osebja (ali drug strokovnjak, ki sodeluje pri pripravi profila) določiti seznam znanj in veščin, ki bodo potrebni za opravljanje delovnih nalog. Gre za poklicne kompetence.
• Ko so opredeljene kompetence, jih je pomembno razdeliti glede na stopnjo pomembnosti in stopnjo, na kateri jih mora imeti specialist. To bo olajšalo postopek izbire.
• Nato morajo udeleženci delovne skupine določiti, kakšne osebne lastnosti bi moral imeti prosilec za zaposlitev prostega delovnega mesta. Včasih so lastnosti lika še pomembnejše od poklicnih kompetenc, saj se slednje lahko razvije, prve pa lahko postanejo resna ovira v delovnem procesu.
• Na osmi stopnji je treba določiti splošne zahteve za zaposlenega. Običajno gre za spol, starost, stopnjo izobrazbe ali delovne izkušnje in tako naprej. Omeniti velja, da prva dva znaka nista vedno primerna za uporabo, saj jih zakon lahko razlaga kot diskriminacijo.
• Zadnja faza vključuje določitev meril, v skladu s katerimi bo določena delovna učinkovitost zaposlenega. Uporabljajo se lahko med poskusnim obdobjem ali za občasno ocenjevanje kakovosti delovne sile obstoječih delavcev.

Omeniti velja, da ta algoritem ni obvezen za skladnost v vseh organizacijah. Glede na velikost podjetja in posebnosti njegove organizacijske strukture se lahko nekatere faze zamudijo, uvedejo pa se lahko tudi dodatne stopnje.

Sestavljanje vzorcev

Trenutno ne obstaja enotna oblika, v skladu s katero bi bil sestavljen profil zahtev za delovno mesto. In tudi sami poklici v vsakem podjetju imajo lahko posebne zahteve. Kljub temu so kadrovski menedžerji že razvili določeno prakso, v skladu s katero se sestavi profil zaposlitve. Vzorec lahko izgleda tako:

• naziv delovnega mesta glede na tabelo osebja;
• kratek opis (kaj naj dela zaposleni);
• bistveni pogoji (urnik dela, višina plače itd.);
• zahteve, ki jih vlagatelj zahteva za položaj (stopnja izobrazbe, delovne izkušnje na določenem področju, določene posebne veščine);
• razširjen seznam delovnih nalog;
• korporativne kompetence, ki bi jih moral imeti potencialni zaposleni v določeni organizaciji;
• psihološki testi in druge metode ocenjevanja zaposlene skladnosti z določenim položajem.

To je približna predloga. Najpogosteje je to struktura profila dela. Vzorec se lahko razširi ali zoži, odvisno od strukture organizacije. Za določene objave se lahko vnesejo tudi dodatni parametri.

HR profil

Kadrovski vodja je eno najodgovornejših položajev v podjetju, saj je od tega zaposlenega odvisna kakovostna sestava zaposlenih. Zato so do uslužbencev osebja posebne zahteve, ki se odražajo v takšnem dokumentu, kot je profil položaja. Vzorec je lahko naslednji:

• delovne veščine z ljudmi (vodja osebja mora imeti komunikacijo in reševanje sporov);
• hitro sodelovanje (kadrovski strokovnjak ne bi smel biti ravnodušen, zanimati bi ga moral za reševanje določenih vprašanj);
• prevzemanje pobude v zvezi z izboljšanjem strukture in kakovosti osebja;
• odprtost za komunikacijo (ta kakovost je potrebna zaradi posebnih značilnosti položaja);
• navdušenje pri reševanju aktualnih vprašanj;
• pozitivno razpoloženje, ki ga bomo prenesli na vse ostale člane ekipe;
• sposobnost vodenja pogovora (vodja ima v pogovoru s potencialnimi in resničnimi zaposlenimi vodilno vlogo);
• vodstvene sposobnosti;
• veščine javnega nastopanja (za predstavitev poročil in poročil višjemu vodstvu ter za izvajanje seminarjev za podrejene);
• nestandardno razmišljanje za sprejemanje kreativnih odločitev v izrednih razmerah;
• oratorske veščine, prepričljivost izjav;
• hitrost razmišljanja in hitrost v dejanjih;
• sposobnost prilagajanja spreminjajočim se pogojem (kot tudi pomoč novo najetim zaposlenim);
• pomanjkanje strahu pred tveganjem (ta lastnost mora biti zmerno izražena);
• neodvisnost pri odločanju;
• sposobnost eksperimentiranja in iskanja novih pristopov k upravljanju;
• smisel za humor, ki pomaga razveljaviti stresne in stresne situacije.

Profil položaja vodje, ki je odgovoren za izbiro osebja, je treba pripraviti posebno previdno, saj je ta položaj eden ključnih v vsakem podjetju. Oseba, ki se prijavlja na to delovno mesto, mora v celoti izpolnjevati zahteve, saj bo odgovornost za oblikovanje osebja nosila na njegovih ramenih.

Zahteve vodje prodaje

Dosti pogosto se lahko srečate s takšnim prosto delovnim mestom kot vodja prodaje. Kljub dejstvu, da veliko mladih začne svojo poklicno pot s podobnim delom, se vlagatelji zahtevkov postavljajo že resno. Značilen profil položaja vodje prodaje je naslednji:

• pripravljenost na stalno komunikacijo s širokim krogom ljudi (dobavitelji, kupci, kupci itd.);
• sposobnost hitrega sprejemanja odločitev po pogajanjih s sogovorniki;
• sposobnost ohranjanja optimističnega razpoloženja v pogovoru, pa tudi ustvarjanje vzdušja zaupanja;
• ustvarjalnost razmišljanja (pomembno pri predstavitvi izdelka);
• sposobnost racionalnega organiziranja svojega časa (saj delo vključuje veliko dnevnih srečanj in pogajanj);
• diplomatski ton v komunikaciji z izvajalci in kupci;
• čustveno ravnovesje, sposobnost ostati miren v stresnih situacijah, pa tudi hitro najti izhod iz konfliktov;
• sposobnost iskanja skupnega jezika z različnimi osebnostmi;
• zvestoba izdelku, ki se prodaja.

Omeniti velja, da je podan zelo približen profil položaja. Primer je mogoče razširiti ali skrajšati, glede na potrebe določene organizacije.

Osnovni pristopi k profilu dela

Razvoj delovnega profila se lahko izvede v skladu z dvema glavnima pristopoma:

• Situacijski pristop pomeni, da je dokument sestavljen v nujnih primerih, ko je nujno zapreti prosto delovno mesto. Ker je čas zelo omejen, je dokument sestavljen zelo približno, kar kaže le najosnovnejše zahteve za potencialnega zaposlenega. V prihodnosti lahko ta obdelovanec služi polnemu profilu.
• Metodološki pristop vključuje temeljito delo, na podlagi katerega se bodo razvile jasne lastnosti položaja, potrebne kompetence, osebne lastnosti in funkcionalna področja odgovornosti. Vseboval bo vse izčrpne informacije, zato bo veljal za delovni dokument pri iskanju in izbiri osebja. Ker bo organizacija prestala kakršne koli reforme, se bo tudi profil spremenil.

ugotovitve

Omeniti velja, da je za uspešno izbiro osebja pomembno, da se v podjetju sestavi profil položaja. Primer enotnega dokumenta je precej težko, saj to vprašanje ni urejeno z zakonom, temveč ostaja po presoji vodje podjetij.

Profil je eno glavnih orodij, ki se uporablja pri izbiri kandidatov za določeno prosto delovno mesto. Poleg tega se lahko v skladu s tem dokumentom izvaja periodično potrjevanje osebja ali preverjanje na podlagi rezultatov poskusnega obdobja. Glede na rezultate študije je mogoče določiti navodila za izboljšanje stopnje kvalifikacije.

Pri sestavljanju profila lahko uporabimo enega od dveh pristopov. Pojavi se situacija, ko je nujno zapreti prosto delovno mesto. V tem primeru je opis dela lahko zelo približno naveden samo glavne značilnosti. Če govorimo o metodološkem pristopu, potem se oblikuje temeljit podroben dokument, ki se nenehno uporablja v praksi izbire osebja.

Značilen postopek oblikovanja delovnega profila vključuje več zaporednih stopenj. Za začetek preučimo značilnosti poklica in zahteve po njem, ki jih postavljajo regulativni pravni akti. Treba je oblikovati tudi skupino pristojnih specialistov, ki bodo sodelovali pri pripravi dokumentov. Profil je sestavljen ob upoštevanju organizacijske strukture podjetja, zato ga je treba tudi natančno preučiti. Glavni del dokumenta je opis delovnih nalog potencialnega zaposlenega in zahteve po kompetencah. Prav tako je vredno biti pozoren na osebne lastnosti (družabnost, odpornost na stres in podobno).