Zunanje izvajanje osebja: opis, značilnosti in prednosti

Za delo s človeškimi viri je potreben visoko usposobljen kadrovski uslužbenec. Tudi če je v podjetju zaposlen vrhunski strokovnjak, vse enako rutinsko delo zamuja in praviloma preprosto ni dovolj časa za upravljanje osebja in reševanje strateških vprašanj. Za reševanje te težave se mnogi poslovneži obrnejo na storitve zunanjih podjetij.

Proces prenosa nepomembnih funkcij upravljanja podjetij je že dolgo predan podjetjem, ki oddajajo zunanje izvajanje, vključno z upravljanjem osebja.

Možne funkcije, ki jih je mogoče prenesti na tretje osebe

Za boljšo percepcijo smo združili vse funkcije v tabeli, ki je predstavljena spodaj:

Kultura podjetja	- razvoj programov spodbud za osebje; - načrtovanje in poročanje o človeških virih; - razvoj in izvajanje skupne strategije razvoja osebja.
HR svetovanje	- usposabljanje zaposlenih; - ocena osebja; - zaposlovanje, razgovor; - izvajanje seminarjev in usposabljanj.
Kadrovski potek dela	- objavljanje objav o zaposlitvi; - obdelava, zbiranje in oblikovanje primarne kadrovske dokumentacije; - oblikovanje in vzdrževanje arhiva.
Upravljanje izplačil	- plače; - ustanovitev bonitetnega sklada in izplačila iz njega.

Zadnja točka je morda najbolj zanimiva. Še posebej, če zahodno podjetje, ki deluje pri nas, prehaja na zunanje izvajanje osebja. Zapletenost veljavne zakonodaje, vključno z izplačili plač, je za zamudnike tujih podjetnikov in vodstvenih delavcev pogosto vznemirljiva, zato ravno ta podjetja najpogosteje dajejo to funkcijo zunanjim strokovnjakom. Poleg tega izračun nadomestila ne velja za strateško ukrepanje, vendar kadri in računovodje za to porabijo več kot 60% svojega delovnega časa.

Glavni razlogi za stik s tretjimi strokovnjaki

V zadnjem času je zunanje izvajanje kadrovskih služb vse bolj priljubljeno, zato je več razlogov:

• mnoga tuja podjetja »vstopijo« na naš trg, ki se ne morejo takoj poglobiti v značilnosti naše zakonodaje;
• ustanovitelji podjetja ne želijo zaposliti veliko osebja, skrbijo za nakup in posodobitev posebne programske opreme, z drugimi besedami, želijo prihraniti;
• želja lastnikov podjetja se bo osredotočila na strateške in prednostne naloge, ne da bi motila izbiro in nadzor osebja;
• hiter porast enot storitev v primerjavi z nizkimi stopnjami rasti osnovne dejavnosti, to je pravzaprav zmanjšanje stroškov zaradi nižjih stroškov osebja;
• lahko pride do obratne situacije, ko je tempo glavne proizvodnje veliko hitrejši in servisno osebje nima časa, da bi vse obdelalo in racionaliziralo.
• podjetje ima veliko podružnic, ki imajo različne lokacije, razpršene so po vsej državi, vendar se vsi podatki pretakajo v glavno pisarno;
• potreba po nujnem iskanju usposobljenega osebja, na primer za začetek novega projekta;
• pomanjkanje strokovnjakov s področja izbire kadrov, izplačil plač.

Prednosti HR outsourcinga

Najprej, če ima podjetje še vedno oddelek za upravljanje kadrov, potem se lahko njegovi zaposleni osredotočijo na reševanje pomembnih vprašanj, torej na razvoj strateških načrtov, povezanih z iskanjem, razvojem, vrednotenjem in napredovanjem osebja.

Druga prednost: če zaposleni zboli ali odpove celo na kadrovskem oddelku, vam ni treba takoj poiskati zamenjave, odsotnega zaposlenega lahko vedno nadomestite uslužbenec tretje organizacije.

Večina odgovornosti za zunanje izvajanje osebja je vpletena družba.

In glavna prednost je prihranek stroškov.

Popolno in kombinirano zunanje izvajanje

Kadrovsko zunanje izvajanje osebja je običajno na prvih stopnjah le kombinirano, to pomeni, da se funkcije oddelka za kadre prenašajo le delno. Sčasoma, ko se med podjetjem in zunanjim podjetjem vzpostavijo zaupniški odnosi, so stranke zadovoljne z odnosom, nato pa so vse funkcije dodeljene tretji organizaciji.

Kako izbrati zunanjega izvajalca kadrovskih služb

Preden se odloči za zunanje izvajanje osebja, mora lastnik podjetja sam razumeti, kaj želi na koncu dobiti. Odgovor na to vprašanje daje popolno razumevanje, katere funkcije je treba dodeliti zunanjemu podjetju.

Če rešitve strateških vprašanj, povezanih s kadri, ni treba oddajati zunanjim izvajalcem, potem je smiselno začeti sodelovanje s partnerjem pod pogoji zunanjega izvajanja kadrovskih služb in nato prenesti funkcijo plačil. V tem primeru so strokovnjaki podjetja izvzeti iz rutine in se lahko ukvarjajo z pomembnejšimi vprašanji, na primer razvojem motivacijskega programa, ukvarjanjem z oceno osebja.

Če je glavni cilj razvoj in izvajanje motivacije, usposabljanja in povečanja lojalnosti podjetju, potem je bolje, da se obrnete na svetovalno podjetje. Za začetek bo podjetje izvedlo oceno stanja z osebjem, nato pa ponudilo seminarje ali treninge, team building in izobraževalne dogodke.

Življenjski primeri

Izrazit primer je potreba po razvoju sistema nadomestil in dajatev. Takšen program ne zahteva stalnega prilagajanja, ampak ga je le enkrat razvit in glede na potrebe dopolnjen. V resnici gre za projektno delo, zato je smiselno pritegniti tretjo organizacijo, katere strokovnjaki imajo izkušnje na tem področju. V tem primeru le poiščite pravo podjetje, določite proračun in določite roke. Kot rezultat, podjetje prihrani denar in čas.

Pogosto obstajajo primeri, ko zunanje izvajanje osebja v podjetju vključuje samo izbiro osebja. Ta možnost vključuje dve vrsti:

1. Zaposlovanje se izvaja stalno;
2. Izbira projektov, to je iskanje ali izsiljevanje visokokakovostnih strokovnjakov ali vrhunskih managerjev.

Obe možnosti sta precej dragi tako v času kot pri vlaganju denarja. V prvem primeru bo vse odvisno od pravilnosti storitev zunanjega izvajanja osebja. Stroški v drugem primeru so neposredna odvisnost strokovnosti in edinstvenosti poklica, od tod tudi precejšnji stroški reševanja problema.

Nevarnosti zunanjih izvajalcev

V nekaterih primerih stroški presegajo sprejemljive standarde in to brez razloga. In včasih predlogi tretjih organizacij presenetijo s svojo nizko ceno. To je lahko posledica številnih dejavnikov. Na primer, podjetje nima strokovnjakov, podjetnik šele začenja svoj posel in zato damping. Druga podjetja, nasprotno, potem ko so se odločila, da nimajo konkurentov, ne zanimajo, kaj se dogaja okoli. Zato je za podjetnika zelo pomembno, da je pri izbiri partnerja zelo previden, saj so poslovni procesi, čeprav ne najbolj strateški, prepuščeni milosti.

Iz tega izvira še ena težava: s prenosom vseh funkcij upravljanja kadrov lastnik podjetja izgubi nadzor, in če bo zunanje podjetje svoje funkcije opravljalo v slabi veri, bo zelo težko vzpostaviti red. Takoj, ko bo težava razjasnjena, boste morali zelo hitro iskati novo podjetje, ki ponuja tovrstne storitve, ali zaposliti novo osebje v vašem podjetju.

Zato je zelo pomembno skrbno in pozorno pristopiti k izbiri izvajalca za vodenje kadrovske uprave in upravljanje osebja.

Bodite pozorni na razpoložljivost zavarovanja poklicne odgovornosti. Res je, njegova prisotnost ni panacea, zato ne pozabite dodatno preučiti zavarovalnih obveznosti zunanjega izvajalca in določiti višino zavarovalnega zneska.

Kako se oblikuje cena storitev

Glede na izbrano obliko razmerja se oblikuje tudi cena. Odvisen bo od nabora storitev, ki lahko vključuje:

• računovodstvo osebja;
• zunanje izvajanje plač;
• izbor osebja;
• prilagoditev;
• psihološko testiranje tako pri najemu kot po določenem obdobju dela v podjetju.

Glede na določene zneske se stroški storitev praviloma močno razlikujejo in so določeni na pogodbeni osnovi. Konkretne številke je težko imenovati, saj je vse odvisno od cenovne politike podjetja, specializacije in usposobljenosti zaposlenih, ki jih potrebujete, pa tudi od časa začasnega najema. Zato lahko navedemo le povprečne podatke: če je število redno zaposlenih in samostojnih zaposlenih v organizaciji od 16 do 50 zaposlenih, bo mesečni strošek storitev 100 USD + 25 USD za vsakih 5 oseb nad petnajst. Vendar je znesek precej poljuben. Vse številke se dogovarjajo neposredno s predstavnikom zunanjega podjetja.