Pomočnik vodje: odgovornosti in osebne kakovosti

Osebni asistent vodje - poklic je trenutno precej povpraševan. Najprej je to povezano z razvojem tržnega gospodarstva, saj je v pogojih močne konkurence od pravilnih in pravočasnih odločitev vodstva odvisno finančno stanje katerega koli podjetja. Uspeh direktorja je v mnogih pogledih odvisen od spretnosti, poslovnih veščin in osebnih lastnosti skrbnika. Pomočnik vodje, katerega odgovornosti so zelo različne od nepomembnih pisarniških zadev do operativnih odločitev, bo postal nepogrešljiv uslužbenec, "desna roka" šefa in, kar je najpomembneje, porok dodeljenih nalog v predvidenem času.

Osebne lastnosti asistenta

Pri izbiri "desne roke" je direktor podjetja pogosto pozoren ne na izobrazbo, ampak na osebne človeške lastnosti. Najverjetneje bo dana prednost osebi z manj bogatimi izkušnjami, vendar s podobnim mnenjem kot specialistu z odličnimi priporočili, vendar različnimi življenjskimi prepričanji. Pomočnik vodje, katerega naloge je skoraj nemogoče oblikovati, mora imeti sposobnost branja misli in na prvi pogled določiti razpoloženje šefa. Opravite vsa opravila, ne glede na posebnosti - to so lahko navodila in osebna. Če ste sentimentalna oseba in vedno jemljete vse na svoje stroške, potem to ni delo za vas. Pomočnik vodje ne sme biti pozoren na nezadovoljstvo in frustracije šefa. Pomočnik mora biti zvest in zvest svojim nadrejenim. Njegovo delo je poleg denarnih nagrad motivirano z enim samim ciljem - izboljšanje blaginje in konkurenčnosti podjetja kot celote. Pomočnik poslovodje, katerega naloge so v pogajanjih in sklepanju pogodb v odsotnosti prve osebe podjetja, je do neke mere obraz podjetja. Na podlagi tega tekmovalci presodijo o stanju, stranke in partnerji pa se odločajo o sodelovanju.

Job funkcije

Če torej nameravate postati osebni asistent, se morate seznaniti s področjem dejavnosti in seznamom nalog, ki jih v vsakodnevnih dneh opravlja pomočnik vodje. Kot že rečeno, njegove odgovornosti segajo od izvršnih funkcij do namestnikov.

Odgovornosti upravitelja urada vključujejo:

• načrtovanje in načrtovanje prihodnjih zadev in sestankov vodje;
• opomnik na načrtovana srečanja, prihajajoča potovanja, organizacijo prireditev in poslovnega kosila;
• nadzor in načrtovanje poslovnih potovanj: naročanje vozovnic, rezervacija hotelov, delo prevajalcev;
• vodenje evidenc in vodstveni vidiki za racionalizacijo delovnega mesta.

Namestne naloge vključujejo:

• iskanje potrebnih informacij, takojšnje reševanje nastajajočih vprašanj, nadzor nad delom strukturnih enot;
• po potrebi zastopanje podjetja in šefa na poslovnih sestankih.

V določenem podjetju se lahko obseg odgovornosti razlikuje glede na posebnosti podjetja in osebne lastnosti vodje.

Obeti

Visoko usposobljeni zaposleni, ki opravljajo te funkcije, so zelo cenjeni. Najpogosteje so osebni pomočniki vodje pisarn, sekretarji, vodje oddelkov, ki so si med službo prislužili odličen ugled in prerasli svoje odgovornosti. Nekateri zaposleni vidijo položaj osebnega asistenta kot izhodišče za napredovanje v karieri. V prihodnosti izkušnje in znanje o strukturi podjetja, področjih njegovega delovanja, specializaciji in pogajalskih veščinah odpirajo široke možnosti. Izkušeni in ugledni zaposleni lahko zasedejo višje položaje, kar je njihov visok cilj in glavne sanje.