Video: Predstavitev programa Pomočnik v tehnoloških procesih 2024, Maj
Pretok dokumentov je pomemben sestavni del dejavnosti in nepogrešljiv element upravljanja katere koli institucije, organizacije, podjetja. Poslovni papirji morajo biti pravilno sestavljeni, sistematično in optimalno shranjeni. Z razvojem gospodarstva naraščajo pretoki informacij in število dokumentov na vseh področjih človeške dejavnosti. Zato danes narašča povpraševanje po dokaj novem poklicu - upravljavec dokumentov.
Kdo je upravljavec dokumentov
Strokovnjak za dokumente je specialist, ki se ukvarja z registracijo in računovodstvom dokumentacije. Sorodni poklici so tajnik, arhivar, uradnik.
Upravne dokumente poslovodstva je treba ustrezno sestaviti v skladu s standardi in jih seznaniti z zaposlenimi in natančno tistimi, katerim so bila naročila namenjena. Dokumenti so običajno zastareli, niso v obtoku. V tem primeru jih je treba razvrstiti v skladu z zakonodajnimi akti o vodenju evidenc in dati v arhiv. Vse to naredi upravitelj dokumentov.
Delovne obveznosti strokovnjaka za dokumente se lahko zdijo dolgočasne. A to je le na prvi pogled. Skozi roke upravitelja dokumentov, še posebej, če je edini odgovoren za upravljanje dokumentov v podjetju, prehajajo vsi pretoki informacij, lahko spremlja delo vseh oddelkov in razume mehanizme delovanja in razvoja podjetja.
V velikih organizacijah so odgovornosti strokovnjakov za delo z dokumenti običajno razdeljene: oblikovanje, registracijo, vpis v elektronsko zbirko podatkov, nadzor izvajanja, shranjevanje izvajajo različni ljudje in celo celotni oddelki.
Kaj mora vedeti upravitelj dokumentov
Da bi pravilno sestavil dokumente, v katerih so informacije jedrnato, jasno in jasno predstavljene, mora strokovnjak poznati namen in oblike sestavljanja vseh vrst dokumentov. Če želite vedeti, kako izgleda pravno zavezujoč dokument, mora imeti lastne osnove prava.
Ker je danes večina dokumentov shranjenih na elektronskih medijih in je potrebna računalniška izmenjava informacij, mora strokovnjak za upravljanje dokumentov razumeti programsko opremo. Izdelati mora elektronske baze podatkov in biti sposoben komunicirati z osebjem, ki služi avtomatiziranim sistemom za ustvarjanje, shranjevanje in prenos dokumentov.
Za shranjevanje dokumentov v arhivu mora specialist poznati določena pravila in specifikacije. Namen dokumentov in njihova zaupnost, pogoji, pogoji shranjevanja - v skladu s temi merili morate dokumente razvrstiti v arhiv in nato ustvariti učinkovit iskalni sistem.
Odgovornosti za dokumentacijo
Delovne odgovornosti upravitelja dokumentov v ustanovi vključujejo
- priprava, računovodstvo, shranjevanje in nadzor dokumentov;
- sistematizacija poteka dela in zagotavljanje pretoka dokumentov;
- organizacija optimalnega pretoka dokumentov znotraj organizacije;
- organizacija shranjevanja in razvoj klasifikatorjev dokumentacije;
- razvrščanje, pregled vrednosti in prenos v arhiv dokumentov s potekom veljavnosti;
- racionalizacija vhodne dokumentacije;
- razvoj standardnih obrazcev in časovnih listov dokumentov;
- oblikovanje baz dokumentov z ustvarjanjem registrskih številk in indeksov ter elektronskih naslovov za shranjevanje;
- priprava potrebnih gradiv za sestanke, pogajanja in sestanke.
Vodilni upravitelj dokumentov opravlja uradne dolžnosti, pravzaprav enako, vendar z večjim deležem odgovornosti, poleg tega pa daje naloge nižjim zaposlenim.
Delovne odgovornosti upravitelja dokumentov v izobraževalni ustanovi
Vodja dokumentov v izobraževalni ustanovi bi moral med drugimi zakonodajnimi akti poznati zakon Ruske federacije "o izobraževanju". Ker imajo vrtci in šole omejeno osebje, vodja dokumentov združuje naloge tajnika, uradnika in uslužbenca, ga vodijo metodološka priporočila za delo z dokumenti v izobraževalnih ustanovah (dopis Ministrstva za šolstvo Ruske federacije z dne 02.12.2000 št. 03-51 / 64).
Naloge vodje dokumentov v vrtcu med drugim vključujejo pripravo pogodb o zaposlitvi z zaposlenimi in izvajanje osebnih dosjejev ter vodenje otroške knjige. Sodeluje tudi z vojaško registracijsko pisarno in vzdržuje ustrezno dokumentacijo, če so v zavodu vojaško odgovorni.
Vodja dokumentov dopolnjuje službene dolžnosti na šoli s pripravo osnutkov upravnih dokumentov o gibanju kontingenta in izpolnjevanjem osebnih dosjejev, vodenje abecedne knjige učencev in upoštevanjem ur šolskega dela zaposlenih v šoli, obdelavo in obdelavo prenosa osebnih datotek učencev v arhiv.
Visokošolske ustanove ne izvajajo le izobraževalnih, ampak tudi znanstvenih.
Naloge vodje dokumentov na univerzi omogočajo, da specialist vsaj na splošno razume profil določene fakultete, saj mora pripraviti dokumente za sestanke in sestanke ter voditi njihove zapisnike in telefonske pogovore v imenu dekana.
Osebne lastnosti strokovnjaka za upravljanje z dokumenti
Pozornost je najpomembnejša kakovost strokovnjaka za delo z dokumenti. Natančnost, natančnost in odgovornost dopolnjujejo seznam osebnih lastnosti, potrebnih za delo s poslovnimi dokumenti. Napake v podatkih, kršitev zakona, izguba dokumentov lahko podjetje veliko stane pri sklenitvi pogodbe ali reviziji osebja.
Količine informacij, s katerimi deluje upravitelj dokumentov, potrebujejo dober pomnilnik.
Za delo na katerem koli področju potrebuje vztrajnost in pismenost pri delu s papirji, na področju upravljanja s kadri - in organizacijske sposobnosti, ustvarjalnost in komunikacijske veščine.
Postavitev pravih ciljev in sodelovanje s strukturo podjetja, tako imenovane podjetniške lastnosti, so potrebni, da upravitelj dokumentov organizira optimalni potek dela in klasifikator.
Upravitelj dokumentov pogosto deluje v majhnih podjetjih sam. Samoorganizacija, disciplina in samokontrola pomagajo pri organizaciji učinkovitega dela.
Zahteve glede dokumentacije
Trden regulativni okvir za upravljanje dokumentov zahteva usposabljanje. Zato je pri najemu potrebna diploma visokošolske ustanove ali srednje posebne izobraževalne ustanove za specialnosti "Dokumentacija", "Dokumentacijska podpora podjetja". Obstajajo tudi sorodne posebnosti: „Dokumentacijska podpora v sodni praksi“ ali „Informacijska podpora podjetja“.
Zakonodajni in podzakonski akti, upravni, regulativni in usmeritveni dokumenti višjih organov v zvezi z upravljanjem dokumentov so splošne zahteve za dokumente, ki jih mora vodja dokumentov poznati. Zaposlitvene obveznosti zahtevajo znanje ali vsaj njihove osnove o metodah analize, raziskovanja, načrtovanja, izvajanja in razvoja dokumentacijskih sistemov, o načrtovanju in delovanju avtomatiziranih krmilnih sistemov; organizacija arhiviranja in osnovnega programiranja.
Prednosti in slabosti poklica upravitelja dokumentov
Poklic upravitelja dokumentov je univerzalen. Diploma in znanje s specialnosti diplomantu omogočata delo v kateri koli organizaciji, saj je potek dela povsod. To je glavna prednost poklica.
Kot drugo prednost lahko štejemo možnost dela kot skrbnik, arhivar, uradnik, pomočnik tajnika, vodja pisarne, pomočnik vodje in ne le upravitelj dokumentov.
Tretji plus je, da je kljub na videz rutinskemu delu upravitelj dokumentov v središču pretoka informacij v organizaciji in ima v lasti skoraj vse svoje skrivnosti. Včasih je poleg višjega vodstva edini lastnik teh skrivnosti.
Delovne izkušnje in podjetniški duh omogočajo upravitelju dokumentov, da po želji organizira svoje podjetje za zagotavljanje informacijskih storitev.
Prednosti poklica vključujejo delo v pisarni v dobrih pogojih, ne glede na profil podjetja in strog urnik dela.
Slabosti dokumentarne stroke sta enotnost in, kar je najpomembneje, velika odgovornost.
Kje lahko deluje upravitelj dokumentov?
Ker lahko upravljavci dokumentov, ki so se izobraževali v svojem profilu, delajo z vsemi vrstami dokumentov (računovodskimi, kadrovskimi, znanstvenimi in tehničnimi), so lahko povpraševani v različnih organizacijah:
- v lokalnih in državnih organih;
- v organih upravljanja organov;
- v arhivskih in dokumentarnih storitvah inženiringa in oblikovanja, raziskovalnih ustanov, v zdravstvu, arhivu, knjižnici in muzeju, organih pregona;
- v upravnih službah in oddelkih trgovinskih struktur: pisanje papirjev, upravljanje pisarne, upravljanje osebja;
- pri razvijanju informacijskih sistemov, dokumentacijskem svetovanju, reviziji informacijske varnosti.
Poklicna rast upravitelja dokumentov je odvisna od kraja dela. V velikih strukturah se lahko dvigne do vodje zadev, v majhnih - do pomočnika vodje. Vrhunec kariere pri urejanju dokumentov je lahko priprava dokumentov za vlado in predsednika Ruske federacije.
