Vodja pisarne - kdo je to? Naloge vodje urada

"Plankton", "managerji" - vse te nepristranske opredelitve se nanašajo na delo pisarniških delavcev. Toda ali je takšno delo tako neuporabno? Vodja pisarne - kdo je to? Kakšne so njegove odgovornosti?

Vodja pisarne - kdo je to?

Poklic vodje pisarne pogosto zamenjujejo s poklicem tajnika. Toda med temi posebnostmi še vedno obstaja razlika. Torej, vodja pisarne - kdo je to?

Upravitelj tega področja je upravitelj ali skrbnik pisarne. Ureja pisarniško delo, saj je pomembna informativna vez med zaposlenimi in nadrejenimi, strankami in zaposlenimi itd.

Bolj aktivna dejavnost organizacije, več težav ima z vsakodnevnimi majhnimi organizacijskimi zadevami in dokumentacijo. Njihovo izvajanje in zagotavlja pisarniški vodja.

Zagotavlja, da so vsi tekoči dokumenti in tudi ukazi nadrejenih pravilno izvršeni. Hkrati je treba zaposlenim v podjetju pravočasno sporočiti izvršilne naloge, upoštevati je treba vse pritožbe obiskovalcev, predloge zaposlenih pa sporočiti oblastem.

Tako pisarniško delo, kot tudi komunikacija v podjetju delno padejo na pleča upraviteljev pisarn.

Kraj dela in plača

Vodja pisarne je potreben v vsakem podjetju, ki ima pisarno, menedžerja in vsaj nekaj zaposlenih. V majhnih organizacijah je seznam odgovornosti takšnega strokovnjaka veliko manjši kot na primer v ogromni korporaciji. V velikem podjetju je lahko več upravnikov pisarn in vsak od njih je dodeljen svojemu oddelku.

Izkazalo se je, da je povpraševanje po takih specialistih precej veliko in po možnosti še naprej raslo. A perspektive za kariero praktično ni. Še posebej, če človek poleg vodenja pisarne nima več nobenega poklica.

Ker naloge niso preveč zapletene, je konkurenca za eno delovno mesto, vsaj v Rusiji, precej visoka - 6 ljudi za prosto delovno mesto. Hkrati je plača po kapitalskih standardih nizka - 27 tisoč rubljev.

V kulturni prestolnici - Sankt Peterburgu - je plača takih delavcev nižja za približno 5-7 tisoč, konkurenca pa mnogokrat višja. Čim dlje na obrobje države je nižja plača in več kandidatov za položaj.

Potrebne osebne lastnosti

Naročila, ki jih prejme vodja pisarne, praviloma potrebujejo nujno in hitro izvedbo. Od prijavitelja je torej potrebna predvsem skrbnost, hitrost in natančnost. Pomemben je tudi dober spomin in koncentracija.

Oseba, ki opravlja to funkcijo, mora biti prijazna in družabna, saj v nekaterih situacijah deluje kot predstavnik podjetja pred strankami.

Vodja pisarne mora imeti kompetenten in logično strukturiran govor ter obvladati poslovno etiko, saj pogosto sodeluje pri organizaciji poslovnih pogajanj in poslovnih sestankov.

Koristno znanje, na primer telefonska številka dobrega električarja ali dostava kosila, prav tako ne bo škodilo. Dejansko je v številnih podjetjih red in pisarno v službi nadzorovan tudi s strani vodje.

Bistvene spretnosti upravitelja Officea

1. Prva zahteva za takega zaposlenega je dobro poznavanje računalnika in interneta. Če bo vlagatelj poleg Word-a in Excela v lasti Photoshopa ali upravitelja zbirke Office, je to še en razlog, da ga najame in ne kdo drug.
2. Velika hitrost tiskanja. Zmožnost hitrega tipkanja besedil je ena najpomembnejših za upravitelja pisarne.
3. Spretnosti upravnega upravljanja, pridobljene na prejšnjih delovnih mestih, so potrebne, če oseba dobi službo v velikem podjetju.
4. Spretnosti papiranja. Dokumentacija je ena glavnih nalog tovrstnih specialistov, zato je osnovno znanje nujno.
5. Samozavestna uporaba pisarniške opreme. Telefaksi, tiskalniki, optični bralniki - vse to bi moralo biti v pristojnosti upravitelja pisarne.
6. Spretnosti pristojnega in diplomatskega komuniciranja. Vodja pisarne ne sme samo kompetentno komunicirati, po potrebi mora biti sposoben reševati konfliktne situacije.
7. Znanje tujega jezika. V velikih mednarodnih podjetjih mora vodja pisarne obvladati vsaj osnovno angleščino.

Splošne določbe delovnega mesta

Položaj vodje pisarne potrdi izvršni direktor podjetja. V različnih podjetjih se lahko v nekaterih pogledih razlikujejo, na splošno pa se njegove glavne določbe ne spreminjajo. Pred podpisom pogodbe o zaposlitvi se morate seznaniti z delovnim navodilom, da se pozneje ne pritožite, da izpolnjevanje določenih nalog ni bilo del vaših načrtov.

Splošne določbe lahko kažejo:

• kdo je odgovoren za najem vodje pisarne;
• ki ima pravico razrešiti svojega delovnega mesta;
• komu zaposleni poroča;
• ki poroča vodji urada;
• ki opravlja naloge vodje pisarne v njegovi odsotnosti itd.

Običajno vodje pisarn poročajo generalnemu direktorju. Skrbniki urada poročajo o kurirjih, voznikih, čistilih itd.

Tudi v splošnih določbah je mogoče določiti, kateri zaposleni in s kakšno stopnjo kvalifikacije se lahko sprejme za opisano delovno mesto.

Neposredne dolžnosti

Naslednji odstavek navodil določa naloge upravitelja pisarne.

Za življenjepise o prostih delovnih mestih prosilci pogosto v poseben stolpec napišejo, katere odgovornosti so opravljali na prejšnjem delovnem mestu v pisarni. Tako delodajalec dobi več informacij o veščinah prosilca.

Kateri predmeti so lahko neposredne odgovornosti vodje pisarne?

1. Nadzor telefonskih klicev. Zaposleni mora odgovarjati na dohodne klice po svojih najboljših močeh, odgovarjati na vprašanja nasprotnikov in obvestiti nadrejene o informacijah, ki so jih prosili za posredovanje.
2. Kuriranje dokumentacije. Skladiščenje in knjigovodstvo dokumentov, kontrola korespondence, izvrševanje naročil itd. - To so neposredne odgovornosti vodje urada.
3. Razmnoževanje dokumentov. Po posebnih navodilih šefa delavec izvaja kopiranje in podvajanje dela.
4. Izdelava pisem, prošenj - tj. Dopisovanje s partnerji, kupci ali dobavitelji na zahtevo neposrednega nadzornika.

Naloge vodje pisarne lahko vključujejo vsaj šest drugih vrst dela. Toda v vsakem podjetju se obremenitev specialistov v tej kategoriji določi posamično.

Pravice upravitelja Officea

Vsako navodilo vodje pisarne ne vključuje samo dolžnosti, ampak tudi pravice.

1. Za zagotovitev popolnih informacij. Za opravljanje določenih nalog ima upravitelj pisarne pravico zahtevati zagotovitev te količine informacij, vključno z zaupnimi, ki jih potrebuje.
2. Ustrezni predlogi za racionalizacijo. Če so za organizacijo pisarniškega dela potrebne novosti ali dodatna naročila generalnega direktorja, ima upravitelj pravico ponuditi njihovo uvedbo.
3. Zahtevajte ustrezne delovne pogoje. Če uradnih dolžnosti zaradi pomanjkanja potrebnih pogojev ni mogoče opravljati, lahko vodja urada zahteva, da se ustanovijo.
4. Delujte v pristojnosti. Po preučitvi opisa delovnega mesta ima delavec pravico do odločanja in dajanja ukazov, vendar le v okviru svojih pristojnosti.

To je grobi vodnik glede pravic, ki jih ima upravitelj pisarne. Lahko se dopolnijo ali zmanjšajo, odvisno od posebnosti institucije.

Odgovornost

Pisarniški vodja je poklic, ki vključuje tudi določeno odgovornost. Njegov obseg in kaznovanje zaradi kršitve pravil določi vsak delodajalec posebej. Najpogostejše točke, v katerih se odgovornost opisuje v opisih delovnih mest, so videti nekako tako.

1. Zaradi malomarnega odnosa do svojih dolžnosti. Za nepravočasno izvrševanje naročil in kakršno koli drugo malomarnost je kriv zaposleni, za kar je treba odgovoriti.
2. Za razkritje zaupnih informacij. V pogodbah o zaposlitvi in ​​opisih delovnih mest morate natančno prebrati klavzule o zaupnosti podatkov. Za njeno razkritje lahko najpogosteje izgubite službo.
3. Zaradi kršitve pristojnosti. Dejanja, ki niso v pristojnosti zaposlenega, niso dovoljena.
4. Za kršitev delovnega urnika itd. Za kršitev delovnega načrta, pravil požarne varnosti ali varnostnih ukrepov je odgovorna tudi zaposlena oseba.

Prednosti in slabosti stroke

Ta poklic ima, tako kot mnogi drugi, številne prednosti in slabosti. Kakšne so torej prednosti dela na upravitelju pisarne?

Odzivi delavcev, ki delajo na tej fronti, se nanašajo najprej na veliko povpraševanje po tem poklicu: po pridobitvi nekaterih izkušenj na tem področju iskanje bolje plačane zaposlitve ni težko. Tiste administrativne spretnosti, ki jih pridobimo v procesu dela, so pomembne v vsakdanjem življenju. Poleg tega vam delo vodje pisarne omogoča razvijanje komunikacijskih veščin.

Med minusi je tudi povečana psihološka obremenitev zaposlenih, saj morate v enem delovnem dnevu rešiti veliko raznolikih vprašanj. Poleg tega menedžerji poleg neposrednih nalog vodje pisarn pogosto naložijo z osebnimi prošnjami in dodatnimi navodili.

Kje študirati poklic?

Vodja pisarne, kdo je to, je razvidno iz zgoraj navedenega. Vendar, kje se lahko ta poklic nauči?

Ni nobene fakultete, ki bi pripravila vodje pisarn na kateri koli univerzi. A pogosto si upravnik želi, da bi ta položaj zasedla oseba z visoko izobrazbo. Kakšna izobrazba bo to, ni vedno pomembno - glavno je, da je prosilec univerzitetni diplomant. V provinčnih mestih je to stališče mogoče zavzeti tudi po 9 razredih izobraževanja. Vsako podjetje se posebej odloči, katerega upravitelja pisarne potrebuje.

Najbolj pa bodo delodajalca zanimale druge lastnosti kandidata:

• ali je že prej delal na tem področju;
• Kako dobro je znanje računalnika
• Ali papirologija ve;
• Ali govori jezike itd.

Komunikativnih veščin človeka ne morete popustiti. Če bo v skladu s temi kazalniki vse v redu, se možnosti za zaposlitev povečajo.