Opis delovnega mesta vodje pisarne s tajniškimi funkcijami: značilnosti in zahteve

Tudi z majhnim osebjem, ki vključuje samo vodjo podjetja in njegove zaposlene, je potreben odgovoren uslužbenec, ki bi bil organizator, ki bi lahko vodil in nadzoroval delovni proces - ta ideja določa besedilo delovnega mesta vodje urada.

Tak položaj zahteva, da ima prosilec nabor posebnih znanj in ustrezne izobrazbe, pa tudi zmožnost interakcije z ljudmi. Vendar ta seznam zahtev ni omejen na.

Opis dela

Kandidat se lahko že v fazi prijave na delovno mesto seznani z normativnim aktom, ki ureja njegove pravice, dolžnosti in področje odgovornosti v podjetju. Tak dokument se imenuje opis delovnega mesta. Sestavljen je iz petih glavnih sklopov:

1. Splošne določbe Vsebujejo vse organizacijske podatke: ime podjetja, delovno mesto in strukturno enoto, ki mu pripada. Navaja tudi podrejenost, postopek zapolnitve delovnega mesta in razrešitev ter izobraževalne in kvalifikacijske zahteve.
2. Dolžnosti. V tem razdelku so navedene odgovornosti zaposlenega in kako jih izvajati.
3. Pravice zaposlenega, torej vse dodatne lastnosti, ki prispevajo k učinkovitemu opravljanju nalog.
4. Odgovornost. V skladu s tem oddelkom se poslovodstvo odloči o oceni kakovosti dela, napredovanja ali denarne kazni.
5. Razmerje. V tem razdelku so urejene vse komunikacije z zunanjimi in notranjimi enotami, ki lahko nastanejo pri zaposlenem pri izvajanju njegovih funkcij.

Načela pisanja opisov delovnih mest

Normativna podlaga za pripravo takih dokumentov je Kvalifikacijski imenik delovnih mest vodstvenih delavcev, specialistov in drugih zaposlenih (1998). V času njegovega razvoja je bilo veliko pozornosti namenjeno opisu položaja in pogojev, da lahko delavec opravlja svoje naloge. Posebnosti dela so vključene v naslov dokumenta, na primer „Opis delovnega mesta sekretarja“ (vodja pisarne ali glavni računovodja).

Če obstajata dve objavi z istimi imeni, vendar z različnimi nalogami, je treba pripraviti različne dokumente, ki odražajo te razlike. Opisi delovnih mest vodje urada kadrovskega uslužbenca se razlikujejo od istega regulativnega akta za tajnika.

Zahteve upravitelja Officea

Tako ali drugače bo moral kandidat za položaj voditi ljudi. Lahko je le nekaj ljudi v majhnem podjetju ali celoten upravni uslužbenec v velikem podjetju. Vlagatelj mora biti seveda samozavesten uporabnik osebnih računalnikov in imeti možnost dela z drugo pisarniško opremo (optični bralnik, tiskalnik ali faks). Vodja pisarne je pogosto predstavnik podjetja, zato je obvezen govor in sposobnost pisanja poslovnih pisem predpogoj. Zelo pogosto podjetja od takih zaposlenih zahtevajo, da poznajo osnove papirologije in delovno pravo. Znanje vsaj enega tujega jezika je še vedno zaželena spretnost, vendar pa je to že ob prijavi na veliko podjetje ena izmed obveznih zahtev.

V nekaterih primerih mora vodja urada svoje dolžnosti kombinirati s funkcijami drugih zaposlenih. To vodi k povečanju potrebnih znanj. Torej, vodja pisarne s funkcijami računovodje mora imeti ustrezno izobrazbo in imeti posebne programe.

Glavne odgovornosti

Tipičen opis dela vodje pisarne s tajniškimi funkcijami vključuje naslednje postavke:

• obdelavo pošte, tako dohodne kot odhodne; njihova prerazporeditev znotraj podjetja;
• nadzor nad časom izpolnjevanja obveznosti iz pogodb in sporazumov;
• klicanje in sprejemanje dohodnih klicev;
• delo s strankami in predstavniki partnerskih podjetij;
• spremljanje razpoložljivosti potrebnih pisarniških izdelkov;
• vzdrževanje pisarniške opreme v delovnem stanju in klic strokovnjakov v primeru okvare;
• razporeditev časa v okviru delovnega urnika (v nekaterih primerih za glavo);
• organizacija potrebnih dogodkov (sestanki, konference, službena potovanja, korporativne zabave);
• beleženje sestankov;
• posodabljanje in dopolnitev sveže vsebine na spletnem mestu podjetja.

Ta seznam vključuje samo osnovne zahteve. Druge postavke se lahko dodajo v skladu s posebnostmi sklenjene pogodbe o delu. Opis delovnega mesta vodje pisarne s funkcijami kadrovskega uslužbenca na primer od zaposlenega zahteva, da pravočasno hrani in posreduje vso računovodsko dokumentacijo ali v primeru njegove odsotnosti nadomešča vodjo oddelka za osebje.

Dodatne odgovornosti

Opis delovnih mest vodje pisarne poleg glavnih funkcij vsebuje tudi seznam različnih odgovornosti, ki se lahko razlikujejo glede na navodila podjetja. Od upravnega urada se lahko zahteva sodelovanje z upravnimi organi, to je pridobitev dovoljenja za opravljanje trgovine, odpiranje podružnice podjetja ali hčerinske družbe itd.

Ena najpomembnejših nalog je dejansko vodenje podjetja v odsotnosti direktorja. Seveda je to mogoče le, če se je zaposleni uveljavil kot odgovorna in zanesljiva oseba, na katero se lahko zanese. Poleg tega opis delovnega mesta vodje pisarne pogosto vsebuje klavzulo o potrebi po pripravi splošnega pooblastila. Takšen dokument bo morda potreben, na primer, za prejemanje poštnih pošiljk visoke stopnje pomena.

Neuradne zahteve

Velika podjetja običajno dovolijo, da se vnaprej seznanijo z vzorčnim opisom delovnega mesta upravitelja pisarne za kandidate za to delovno mesto, tako da so v celoti seznanjeni s seznamom zahtev in odgovornosti.

Vlagatelj mora tudi ob pogledu na takšna pooblastila razumeti, da ostaja eden izmed številnih zaposlenih v podjetju. Pri tem ne gre pozabiti na tisto, kar ni opisano v opisu delovnega mesta. Vodja pisarne s funkcijami sekretarja mora biti oseba, ki ima občutljiv čas, da jo lahko razdeli po potrebi.

Naloge za organizacijo delovnega toka

Najpomembnejša zahteva za njegovo delo je učinkovitost, zato mora oseba, ki ima tak položaj, gospodarno porabiti pisarniško gradivo, nadzorovati količino porabljene električne energije.

Za ostale zaposlene je vodja pisarne odgovoren skoraj enakovredno z glavo. Na podlagi tega mora zagotoviti, da so delovni pogoji v skladu s sprejetimi sanitarnimi standardi in varnostnimi pravili. Nazadnje pri opravljanju svojih neposrednih nalog upravitelj pisarne pridobi dostop do tajnih dokumentov, zato je ena od zahtev podpis sporazuma o nerazkrivanju poslovnih skrivnosti ali kakršnih koli drugih informacij, ki bi lahko škodovali položaju podjetja na trgu.

Pravice upravitelja Officea

Seveda izvajanje takega števila nalog zaposlenemu omogoča uveljavljanje posebnih pravic. Navedeni so tudi v opisu dela vodje pisarne. Bistvo nekaterih od njih, na primer možnost dostopa do zaupnih informacij, izhaja neposredno iz potrebe po izpolnjevanju njihovih delovnih nalog. Drugi so povezani s privilegiji moči. Torej ima vodja pisarne pravico zahtevati od preostalih zaposlenih, da popravijo napake, ki so jih storili iz malomarnosti v proizvodnih dokumentih, za njih ugotovijo velikost spodbude ali uporabijo kazni za malomarne.

Pogosto je vodja pisarne povezava med zaposlenimi in nosilci odločanja. Takšen položaj mu omogoča doseganje boljših delovnih pogojev in predstavitev kolektivnih želja po izboljšanju kakovosti dela posameznega oddelka in podjetja kot celote.

Značilnosti opisa delovnega mesta vodje urada prodajne službe

Vodje pisarn so že dolgo nepogrešljivi v velikih in ne tako velikih podjetjih, zato potrebujejo nekaj posebnih znanj, da zapolnijo takšno prosto delovno mesto. Pogost primer je, ko več upravnikov pisarn s posebnimi funkcijami, ki jih nadzoruje ena, deluje v istem podjetju. Opisi njihovih nalog v bistvu sovpadajo, razlikujejo pa se v dodatnem naboru funkcij.

Če torej vodja pisarne dela v prodajnem oddelku, lahko njegov opis dela vsebuje naslednje predmete, kot so:

• iskanje novih prodajnih mest;
• sledenje sprememb v strukturi povpraševanja;
• priprava poročil o popolni prodaji;
• neposredno delo s stranko pri prejemu naročil in njihovi nadaljnji obdelavi;
• delati na obveščanju kupcev o možnih spremembah asortimana blaga in preračunavanju cen;
• organizacija potrebnih sestankov;
• podpisovanje pogodb o dobavi blaga.

Nadaljnje zahteve so lahko povezane s posebnostmi blaga, ki ga ponuja podjetje. Če je podjetje povezano s prodajo nepremičnin, potem lahko naloge upravnika urada vključujejo pripravo informativnih knjižic in pripravo določenih dokumentov.

Odgovornost upravitelja Officea

V primeru neizpolnjevanja svojih nalog je pri storitvah prekrškov, vključno z razkritjem poslovne skrivnosti ali izvajanjem drugih dejanj, ki škodijo podobi podjetja, odgovoren poslovodja v skladu z normativi upravnega, civilnega in kazenskega zakonika. Če je organizacija povzročila materialno škodo, se kaznuje v skladu z določili delovnega zakonika.