Opis delovnega mesta: pomočnik vodje organizacije

Velika organizacija ima veliko težav. Vodja korporacije ne bo pravočasno povsod, tudi s pomočjo namestnikov. Če želite pravilno načrtovati dan, ne pozabiti ničesar, razporediti in nadzorovati dela, vodja potrebuje pomočnika. Kaj dela zaposleni na tem položaju, kaj bi moral znati in vedeti?

Pomočnik vodje: njegova vloga v organizaciji

Po logiki razvrščevalcev poklicev, odobrenega na državni ravni, pomočnik vodje spada v kategorijo menedžerjev, ker nadzira skoraj vsa vprašanja, povezana s kompetenco prve osebe.

Hkrati nekatere organizacije razlagajo položaj pomočnika vodje kot skrbnika, upravitelja ali tajnika: prvi dve mesti vključujeta organizacijske in administrativne funkcije, tretji - predstavitvene in podporne funkcije. Razvrščevalec poklicev te vrste dela razvrsti v različne kategorije - specialiste, tehnične sodelavce, le vodja pa je uvrščen kot vodja.

Kako določiti pogoje zaposlitve?

Pri najemu pomočnika vodje ali tajnika mora organizacija določiti status, pravice in odgovornosti tega zaposlenega, saj so od tega odvisne zahteve glede izobrazbene stopnje, usposobljenosti in izkušenj kandidata.

• Na recepciji je dovolj popolno srednješolsko izobrazbo, etiketa in tehnike dela s pisarniško opremo prosilca pa se učijo neposredno na delovnem mestu.
• Administrator mora imeti vsaj diplomo, imeti organizacijske sposobnosti in energičen značaj ter imeti tudi nekaj delovnih izkušenj, odvisno od korporativnih zahtev.
• Menedžer kot predstavnik strokovnjakov zahteva izobrazbo, ki ni manjša od popolne visokošolske izobrazbe, delovne izkušnje so izbirne, podjetje pa ta standard postavi po lastni presoji.
• Pomočnik direktorja. Ta položaj pomeni iste kvalifikacijske zahteve kot za vodjo: popolno visokošolsko izobraževanje, delovne izkušnje na specialnosti vsaj 2 leti. Verjetno bo to zahtevalo posebne osebne lastnosti prosilca in po možnosti tudi napredno usposabljanje.

Zakaj je opis delovnega mesta?

Pomočnik poslovodje je kot uradna oseba dolžan delovati v okviru svojih funkcionalnih pravic in v celoti opravljati predpisane funkcije. Kljub temu, da mora biti zaposleni vodja, mora svoje delovne naloge izpolniti v dobri veri in pravočasno.

Naloga za zaposlitev ne vsebuje podrobne izjave o teh pristojnostih in tudi v primeru pogodbe seznam funkcij ni vedno izčrpen. Da bi se izognili neskladjem pri določanju pristojnosti zaposlenega, mora opis delovnega mesta pomočnika vodje organizacije vsebovati podrobne dolžnosti, pravice, ki jih ima, pa tudi ukrep odgovornosti za kršitev pogodbe o zaposlitvi, notranjih delovnih predpisov, škodo delodajalca itd.

Vodja osebnega asistenta

Opis delovnega mesta pomočnika je oblikovan po podobnih navodilih za vodjo ali njegovega namestnika, razen nekaterih prednostnih funkcij strateškega načrtovanja in upravljanja. Verjetno tudi pomočnik ne bo poučen o sprejemanju in odpuščanju zaposlenih, pravici razpolaganja s finančnimi sredstvi podjetja, izdaji pooblastil in drugih pristojnostih, ki pripadajo osebno vodji.

Vendar pa zakon omogoča, da kakršne koli funkcije prenesete na zaupanja vrednega zaposlenega, če ima dovolj kvalifikacij, znanja, izkušenj in avtoritet za reševanje takšnih vprašanj. Pomembno je le pravilno formalizirati poverilnice zaposlenega - z ukazom ali pooblastilom.

Hkrati bi moral opis delovnega mesta pomočnika vodje podjetja odražati dejansko opravljeno delo.

Tipični odseki

Struktura delovnega mesta je določena v državnih imenikih za kvalifikacije in vsebuje vse osnovne zahteve za zaposlenega in nianse položaja ter njegovo mesto v organizacijski strukturi organizacije.

Opis opravila "Pomočnik managerja", tako kot kateri koli drug, mora vsebovati naslednje dele:

1. Splošni pogoji. Navaja postopek sprejema in odpuščanja, podrejenost, postopek zamenjave zaposlenega.
2. Delovne funkcije. Eden najpomembnejših sklopov, ki ga je treba podrobno premisliti.
3. Pravice zaposlenega.
4. Omejitve odgovornosti za kršitve.
5. Kvalifikacija, poklicne izkušnje, stopnja izobrazbe.
6. Kaj mora zaposleni vedeti na določenem položaju.
7. Odnos med njim in drugimi deli organizacije.

Navedenih odsekov ni mogoče obrezati, dovoljeno pa jih je razširiti in dodati potrebne točke.

Opis delovnega mesta Pomočnik vodje: vzorec

Odobril:

Direktor (ime organizacije)

podpis

(POLNO IME.)

datum odobritve

Opis posla "Pomočnik"

1. Osnovni pogoji

1.1. Strokovna kategorija "Vodje".

1.2. Sprejet in odpuščen iz dela po naročilu direktorja.

1.3 Oddaja: neposredno direktorju.

2. Funkcije

Pomočnik direktorja:

2.1. Koordinira delo oddelkov, oddelkov in drugih oddelkov podjetja v skladu z navodili, sklepi in ukazi direktorja.

2.2. Spremlja roke za izvrševanje kontrolnih nalogov direktorja strukturnih enot.

2.3. Sestavi delovni načrt direktorja za naslednji delovni dan in ga pravočasno predloži vodji.

2.4. Organizira in nadzoruje pisarniško delo v podjetju, preverja skladnost z zahtevami zakona.

2.5. Zagotavlja računovodstvo in registracijo vseh pooblastil, ki jih izda direktor.

2.6. Nadzira pisarje in nadzor nad rezultati njihovih dejavnosti.

Za dopolnitev, odvisno od potreb določene organizacije in profila položaja.

3. Pooblastila

Pomočnik vodje ima pravico:

3.1. Seznanite se z odločitvami, sprejetimi v podjetju.

3.2. Sodelujte na sestankih upravnega aparata.

Za dopolnitev, odvisno od potreb določene organizacije in profila položaja.

4. Odgovornost

Pomočnik vodje je odgovoren za:

4.1. Za neizpolnjevanje ali nepravilno izpolnjevanje njihovih nalog, določenih s tem navodilom, odredbami in navodili direktorja, veljavno zakonodajo, ki ureja dejavnost podjetja.

4.2. Zaradi nezadostnega nadzora nad dejavnostmi podrejenih delavcev.

4.3. Za razkritje informacij z omejenim dostopom.

Za dopolnitev, odvisno od potreb določene organizacije in profila položaja.

5. Kvalifikacija

Pomočnik vodje mora imeti popolno visokošolsko izobrazbo, profilne delovne izkušnje najmanj 2 leti.

6. Vedeti je treba

Veljavna zakonodaja, listina, kolektivna pogodba (določeno je, kakšna dejanja in norme mora delavec vedeti).

7. Interakcija

Navedeno je, s kom in pri katerih vprašanjih pomočnik vodje sodeluje.

Dogovorjeno:

Vodja človeških virov

Podpis

(POLNO IME.)

Pravni svetovalec

Podpis

(POLNO IME.)

Seznanjeni:

podpis

(POLNO IME.)

Specifične kompetence pomočnika vodje projekta

Domneva se, da je vodenje projektov začasen položaj, pomočnik pa prevzame določene obveznosti do zaključka projekta. Njegove funkcionalne odgovornosti bodo odvisne od posebnosti in tematike projekta, pa tudi od potreb določene organizacije.

Opis delovnega mesta pomočnika vodje projektov za funkcije bo bolj specializiran, vendar z administrativnim in organizacijskim barvanjem. Značilne odgovornosti za to delovno mesto najdete v priročniku o kvalifikacijah in jih nato natančno določite.

Ali so odgovornosti pomočnika vodje za splošna vprašanja drugačne?

Naloge pomočnika generalnega direktorja in pomočnika direktorja za splošne zadeve bodo različne. Seveda se bodo v drugem primeru pristojnosti izkazale za bolj ozko usmerjene, saj vodja splošnih zadev ni odgovoren za vse dejavnosti organizacije, temveč le za ločen sektor.

Opis delovnega mesta pomočnika vodje za splošna vprašanja je sestavljen na podlagi funkcij šefa, ki mu je pomagal. Skladno s tem, osnova bo sfera njegove odgovornosti in funkcij.

Opis posla "Pomočnik vodje" v tem primeru je primeren kot osnova, na njem lahko nadgradite pri razvoju novih dokumentov za povezana delovna mesta.